Cum trimiți o factură în SPV (e-Factura ANAF) din eCabinet

O factură din eCabinet ajunge în SPV după trei clicuri: Validează, Trimite la ANAF și Verifică Status ANAF. Tot restul se face o singură dată, la început: contul în SPV, datele cabinetului și conexiunea cu ANAF.

Traseul îl găsești și filmat, pe YouTube. Dacă preferi textul, mai jos ai aceiași pași, cu ce vezi pe ecran la fiecare și cu ce faci când trimiterea se oprește.

Regula de bază: facturile către persoane juridice (firme, școli, instituții) trec prin e-Factura de la 1 ianuarie 2024. Ce înseamnă asta pentru un cabinet de psihologie găsești pe larg în pagina despre e-Factura pentru psihologi.

Ce pregătești o singură dată

Trei lucruri stau în spatele primei facturi trimise. Dacă unul lipsește, fie nu apare butonul de trimitere, fie aplicația oprește factura cu un mesaj.

Certificatul digital și contul în SPV

SPV e Spațiul Privat Virtual al ANAF, contul prin care cabinetul tău primește și trimite documente către fisc. Pentru el ai nevoie de un certificat calificat, adică semnătura electronică obținută de la un furnizor autorizat.

Cu certificatul instalat pe calculator, te înscrii pe portalul ANAF, completezi datele cerute și aștepți confirmarea. Dacă mesajul întârzie, încearcă să te autentifici direct: uneori contul funcționează înainte să-ți ajungă notificarea. Documentele de pregătit și pașii înrolării sunt în tutorialul de înrolare în SPV de pe birouldigital.ro.

Datele cabinetului din profil

Emitentul facturii, adică tu, se completează singur din Setări → Profil. Verifică acolo numele cabinetului, CUI-ul, adresa și IBAN-ul.

CUI-ul contează mai mult decât pare. Aplicația îi verifică cifra de control înainte de trimitere și oprește factura dacă nu se potrivește, ca să nu-ți consumi un număr de factură pe un fișier pe care ANAF l-ar respinge.

Conexiunea cu ANAF

Din Setări deschide fila ANAF SPV. Cât timp nu e nicio conexiune, vezi eticheta roșie „Neconectat”. Câmpul „CIF pentru autorizare ANAF” vine completat cu CUI-ul din profil; verifică-l și apasă Conectează cu ANAF SPV.

Ești dus pe site-ul ANAF, unde te autentifici cu certificatul digital și aprobi accesul. Nu ai nevoie de cont de dezvoltator sau de alte configurări tehnice: eCabinet e deja înregistrată la ANAF ca aplicație, iar tu doar autorizezi conexiunea.

Te întorci în eCabinet cu un mesaj de succes pentru CIF-ul tău, iar eticheta devine verde: „Conectat”. Sub ea vezi data conectării și data la care expiră.

Conexiunea se reînnoiește singură la fiecare factură trimisă. Dacă treci vreo 90 de zile fără nicio factură, poate cere reconectare: apeși Reconectează, un singur clic, fără certificat. Dacă nici asta nu merge, apeși Deconectează ANAF și repeți conectarea cu certificatul.

Factura, de la meniu la SPV

1. Deschide Factură Nouă

În meniul din stânga alegi Factură Nouă. Numărul facturii apare deja, doar spre citire, generat de aplicație. Data emiterii vine cu ziua de azi, scadența la 30 de zile, moneda e RON; pe toate le poți schimba. Bifa Plătitor TVA pornește singură dacă în profil ai o cotă de TVA setată.

Cardul Emitent arată datele din profil și nu se editează aici. Dacă vezi ceva greșit, îl corectezi în Setări → Profil.

2. Alege clientul sau adaugă unul nou

La Selectează client alegi din lista de clienți fiscali sau apeși + Adaugă client nou…. Pentru un client nou completezi tipul (persoană fizică sau juridică), denumirea, CUI sau CNP, adresa, județul, banca și IBAN-ul.

Aici se decide dacă ANAF primește factura, așa că merită să fii atent la ce cere e-Factura:

Persoană juridică: CUI valid, oraș și județ. Județul îl scrii cu denumirea completă („Sibiu”) sau cu codul („RO-SB”).
Persoană fizică: un CNP valid sau adresa completă, adică stradă, oraș și județ. Una dintre ele ajunge.

Dacă ai fișe de client în aplicație, câmpul de deasupra, „Client din fișele tale”, leagă factura de fișa respectivă. E opțional.

3. Completează pozițiile

La Linii Factură apeși Adaugă linie și completezi descrierea (de exemplu „Ședință de psihoterapie”), cantitatea, unitatea de măsură, prețul unitar și cota TVA. Lista de unități are și „ședințe”, alături de buc, ore, zile și luni. Cotele de TVA din listă sunt 0%, 11% și 21%; pe care o alegi depinde de situația ta fiscală, nu de aplicație.

Valoarea, TVA-ul și totalul se calculează singure, în josul tabelului. Câmpul „Notă internă” e doar pentru tine și nu apare pe factură.

4. Salvează și validează

Salvează Draft creează factura cu statusul „Ciornă”. În starea asta o poți edita sau șterge liber.

Când datele sunt corecte, deschide factura și apasă Validează. Statusul devine „Validată”, iar aplicația confirmă că factura e gata de trimitere. Validarea nu trimite nimic; dacă ai văzut o greșeală, Înapoi la ciornă te aduce înapoi.

Aici e ultimul moment ieftin pentru corecții. După trimitere factura nu se mai editează, iar o greșeală descoperită târziu se repară printr-o factură de stornare. Din același motiv, nu trimite o factură de probă în SPV: ce pleacă la ANAF e o factură reală, cu număr consumat.

5. Trimite la ANAF

Pe factura validată apare butonul verde Trimite la ANAF. Un clic, și aplicația generează fișierul XML în formatul cerut de e-Factura și îl încarcă în SPV. Dacă totul merge, primești mesajul de succes cu indexul de încărcare, numărul sub care ANAF a înregistrat fișierul, iar factura trece pe „Trimisă”. Indexul rămâne salvat în detaliile facturii, la „ANAF Index Upload”.

„Trimisă” înseamnă doar că ANAF a primit fișierul. Dacă îl acceptă, afli la pasul următor.

6. Verifică statusul

Cât timp factura e „Trimisă”, pe pagina ei apare butonul Verifică Status ANAF. Aplicația întreabă ANAF și primești unul dintre trei răspunsuri:

Acceptată: statusul devine verde. Din acest moment apar butoanele Emite Storno și Înregistrează Încasare.
Respinsă: ANAF a găsit o problemă. Motivul apare într-un chenar roșu, „Erori ANAF”, chiar pe pagina facturii.
Încă în procesare: ANAF n-a terminat. Nu se schimbă nimic, deci revii mai târziu și apeși din nou.

7. Descarcă XML, dacă ai nevoie de el

După trimitere apare și butonul Descarcă XML, cu fișierul exact așa cum a plecat la ANAF. Îl folosești când ai nevoie de fișierul original, de exemplu pentru arhivă sau pentru contabil. Pe aceeași pagină ai și PDF-ul facturii, în variantă A4 sau cu două exemplare pe o pagină A4.

Când ceva nu merge

Nu vezi butonul „Trimite la ANAF”. Factura trebuie să fie „Validată” și să existe o conexiune activă. Dacă factura e validată și butonul lipsește, întoarce-te la Setări → ANAF SPV și vezi dacă eticheta e „Conectat”.

Aplicația refuză trimiterea cu un mesaj despre CUI, oraș sau județ. Nu s-a trimis nimic la ANAF, iar factura rămâne „Validată”. Mesajul spune exact ce lipsește: CUI-ul cabinetului (se corectează în Setări → Profil) sau datele clientului. Pentru client, apeși Înapoi la ciornă, deschizi Editează, alegi clientul corect sau îl adaugi din nou cu datele complete, apoi validezi și trimiți.

Apare „Eroare la comunicarea cu ANAF”. De obicei conexiunea a expirat sau ANAF nu răspunde. Factura rămâne „Validată”, deci poți relua trimiterea după ce reconectezi din Setări → ANAF SPV.

Factura e „Respinsă”. Citește chenarul „Erori ANAF”, apasă Editează (revino la draft), corectează ce spune mesajul, apoi validezi și trimiți din nou.

Factura e „Acceptată”, dar cu date greșite. Nu se editează. Apeși Emite Storno și aplicația creează o factură de stornare, cu valori negative, ca ciornă. O validezi și o trimiți la fel ca pe orice factură, apoi emiți factura corectă.

Dacă la vreun pas ecranul tău arată altfel decât aici, deschide un tichet din Setări → Suport / Tichete și spune la ce pas ai rămas.

Cum trimiți o factură în SPV din eCabinet, de la ciornă la „Acceptată”