Aspecte fiscale importante pentru cabinet individual de psihologie

Cand deschizi cabinet individual de psihologie, apar rapid o serie de intrebari practice care nu sunt evidente din legislatie. Articolul asta raspunde la sase dintre cele mai frecvente, in ordinea in care le intalnesti.

1. Trebuie sa am casa de marcat?

Nu. Cabinetul individual de psihologie este profesie liberala, exceptata de la obligatia de a folosi aparat de marcat electronic fiscal.

Conform art. 2 lit. f din OUG 28/1999, se excepteaza de la obligatia utilizarii caselor de marcat „activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale".

Psihologul cu drept de libera practica intra exact in aceasta categorie. Daca vrei sa folosesti totusi casa de marcat (de exemplu pentru a emite bonuri fiscale in loc de chitante), poti opta voluntar — dar nu este obligatie.

2. Trebuie sa am POS?

Nu, dar trebuie sa accepti plati moderne.

Obligatia legala de a detine POS (conform OUG 193/2002 modificata prin Legea 239/2025) se aplica entitatilor inregistrate la Registrul Comertului — sub incidenta art. 4 alin. 1 din Legea 265/2022. Cabinetele profesiilor liberale nu sunt inregistrate la ONRC, deci nu intra sub aceasta obligatie.

Atentie totusi: pe acelasi temei legal, exista o obligatie generala ca incasarile sa se poata face si prin mijloace moderne de plata — carduri, aplicatii electronice, transferuri cont la cont prin aplicatii digitale.

In practica, asta inseamna ca trebuie sa ai cel putin una dintre aceste optiuni disponibile (nu trebuie sa fie POS): cont bancar care accepta transferuri instant, link de plata cu cardul (Stripe, Netopia, etc.), sau aplicatie de plata cont-la-cont.

Pentru cabinete mici, varianta cea mai simpla este link de plata electronic trimis clientului — sub 1% comision, fara echipament fizic.

3. Trebuie cont bancar separat pe cabinet?

Da, este obligatoriu.

Orice persoana fizica autorizata, intreprindere individuala sau liber-profesionist are obligatia de a detine un cont bancar pentru derularea obligatiilor fiscale si contractuale.

Nu trebuie sa fie un cont „de firma" — un cont curent obisnuit pe numele tau, dar dedicat activitatii cabinetului, este suficient. Multe banci au pachete dedicate profesiilor liberale, cu comisioane mai mici.

Recomandare practica: chiar daca nu este o obligatie expresa „cont separat de cel personal", tinerea unui cont distinct pentru cabinet iti simplifica enorm contabilitatea (RJIP-ul devine usor de tinut) si te protejeaza la control fiscal.

Detalii in articolul nostru despre deschiderea cabinetului.

4. Inchiriez cabinetul de la o persoana fizica. Trebuie sa retin impozit pe chirie?

Da. Din ianuarie 2024 (prin OUG 115/2023), cabinetul individual de psihologie are obligatia de a retine, declara si plati impozitul aferent chiriei, daca proprietarul este persoana fizica.

Mecanismul concret:

Determinarea bazei impozabile: din chiria bruta lunara se deduce cota forfetara de 20% (cheltuieli prezumate ale proprietarului). Asupra a 80% din chirie se aplica impozitul.

Cota de impozit: 10% (impozit pe venit).

Exemplu concret: chirie lunara 2.000 lei → baza impozabila = 1.600 lei → impozit retinut = 160 lei. Proprietarul primeste 1.840 lei, statul primeste 160 lei.

Obligatii declarative:

• Formularul D100 (creanta fiscala 628) — depui si platesti pana pe 25 a lunii urmatoare platii chiriei, cu impozitul retinut din luna anterioara


• Formularul 205 (declaratie informativa anuala) — depui pana pe 28 februarie a anului urmator, cu toti proprietarii si impozitele retinute cumulat pe anul precedent


• Formularul C168 (cerere de inregistrare contract de inchiriere) — depui in 30 de zile de la semnarea, modificarea sau incetarea contractului, cu o copie semnata si „conform cu originalul" a contractului

Nu uita C168 — multi colegi il rateaza si nu il completeaza, ceea ce duce la probleme la control.

Exceptie: doar PFA-urile la norma de venit nu sunt obligate sa retina impozit la sursa. Cabinetul individual de psihologie este in sistem real obligatoriu — deci regula generala se aplica.

5. Pot deconta cursurile de formare profesionala pe cabinet?

Da, integral.

Conform art. 68 alin. 4 lit. j din Codul fiscal, cheltuielile cu pregatirea si perfectionarea profesionala sunt deductibile integral la calculul venitului net.

Condiția: cursurile trebuie sa fie efectuate in scopul desfasurarii activitatii si reglementate prin acte normative in vigoare sau cel putin sa aiba o legatura directa cu specializarea ta.

In practica, sunt deductibile:

• formare continua COPSI (cursuri acreditate, congrese, conferinte)


• supervizare profesionala


• mastere si studii de doctorat in psihologie


• ateliere si workshop-uri pe metode terapeutice


• abonamente la baze de date stiintifice


• carti si materiale de specialitate

Pastreaza factura sau chitanta pe numele cabinetului (cu CIF-ul tau), nu pe numele personal. Fara document justificativ pe codul fiscal al cabinetului, nu poti deduce.

6. Pentru incasarile in numerar, factura sau chitanta?

Depinde de tipul serviciului — nu exista un raspuns unic pentru toate cabinetele de psihologie.

Chitanta e intotdeauna documentul care dovedeste incasarea. Daca mai e nevoie si de factura depinde daca serviciul respectiv se incadreaza in scutirea de TVA pentru acte medicale (art. 292 din Codul fiscal) — spre deosebire de comerciantii cu casa de marcat, un cabinet fara casa de marcat (cazul tau, vezi punctul 1) nu beneficiaza automat de exceptia „factura doar la cerere".

Servicii care pot fi scutite de TVA (chitanta e suficienta, factura doar daca o cere clientul):

• au ca scop preventia, mentinerea sau refacerea sanatatii


• sunt conexe unui act medical (diagnostic clinic, trimitere medicala)


• sunt decontate prin casa de asigurari de sanatate (CAS)

Servicii pentru care factura e obligatorie la fiecare incasare (nu se incadreaza ca act medical):

• coaching executiv, consiliere de dezvoltare personala


• evaluari psihologice pentru angajatori


• training-uri si workshop-uri

Atentie, zona gri reala: incadrarea psihoterapiei/consilierii psihologice in scutirea art. 292 este disputata intre specialisti in contabilitate — legea vizeaza explicit ingrijiri medicale, iar unii considera ca psihologii (CAEN 8690/8693) nu se califica automat, indiferent de diagnostic sau decontare CAS. Daca o parte relevanta din venitul tau vine din servicii posibil scutite, cere o confirmare scrisa de la contabilul tau inainte sa te bazezi pe scutire — nu doar o presupunere.

e-Factura — se aplica doar facturilor efectiv emise, nu fiecarei incasari cu chitanta. Obligatia de a transmite factura prin sistemul RO e-Factura (OUG 120/2021, modificata prin OUG 69/2024) functioneaza asa:

• pentru relatiile B2B (facturi catre firme — angajatori care deconteaza, clinici, EAP-uri) si B2G (institutii publice): e-factura e obligatorie necondiționat, din 1 iulie 2024.


• pentru relatia B2C (persoane fizice): transmiterea a fost optionala intre 1 iulie – 31 decembrie 2024, apoi obligatorie din 1 ianuarie 2025 — dar exclusiv pentru facturile care se emit efectiv. Perioada de gratie fara sanctiuni a durat pana la 1 iulie 2025.

Practic: daca emiti factura pentru servicii ne-exceptate (coaching, evaluari, training) sau la cererea unui client, acea factura trebuie transmisa prin RO e-Factura. Daca emiti doar chitanta pentru servicii scutite de TVA, nu ai nicio obligatie de e-factura pentru acele incasari — pentru ca nu se emite deloc factura.

De retinut: chitanta nu inlocuieste niciodata factura cand aceasta e obligatorie — sunt documente cu roluri diferite (chitanta = dovada incasarii; factura = act fiscal).

Detalii complete, cu exemple si explicarea zonei gri, in articolul nostru dedicat — Este obligatorie emiterea de facturi pentru cabinet de psihologie?.

Pe scurt

• Casa de marcat: NU obligatorie (OUG 28/1999 art. 2 lit. f)


• POS: NU obligatoriu, DAR trebuie sa accepti plati moderne (card, transfer, link de plata)


• Cont bancar: OBLIGATORIU pentru activitate; recomandat sa fie separat de cel personal


• Chirie de la persoana fizica: retii impozit 10% din 80% chirie, declari prin D100 lunar + 205 anual + C168 la semnare contract


• Cursuri formare: DEDUCTIBILE INTEGRAL, cu factura pe codul cabinetului


• Factura: depinde de tipul serviciului (scutit medical vs. nu); cand se emite, transmiterea prin e-Factura e obligatorie din 2025 pentru B2C si necondiționat pentru B2B/B2G (OUG 120/2021 + OUG 69/2024)

Alte resurse

Daca esti la inceput cu cabinetul:

• Cum deschizi cabinet individual de psihologie in Romania — pasii de baza


• Contabilitate cabinet de psihologie 2026 — partida simpla, RJIP, registre


• Cod CAEN pentru cabinet de psihologie — CAEN 8693


• Este obligatorie emiterea de facturi pentru cabinet de psihologie? — detalii pe facturare si scutiri TVA


• Contributii cabinet psihologie 2026 ANAF — CAS, CASS, impozit

Daca vrei o aplicatie care iti tine RJIP-ul automat, emite facturile (inclusiv e-factura B2C) si calculeaza taxele in timp real, incearca eCabinet gratuit 30 de zile.

---

Cadru legal: OUG 28/1999 art. 2 lit. f, OUG 193/2002 modif. prin Legea 239/2025, OUG 115/2023, art. 68 alin. 4 lit. j, art. 292 si art. 319 din Codul fiscal, OUG 120/2021 (RO e-Factura) modificata prin OUG 69/2024. Zona privind scutirea de TVA pentru servicii de psihologie (art. 292) este interpretabila — recomandam confirmare de la un contabil inainte de a te baza pe ea.