Termeni și Condiții

Versiunea 2.0 · Intrat în vigoare: 17.05.2026

1. Informații generale despre operator

Prezentul document stabileste termenii si conditiile de utilizare a aplicatiei eCabinet, disponibila la adresa ecabinet.ro (denumita in continuare „Aplicatia"), operata de VISTERIA WEB SRL (denumita in continuare „Operatorul").

Prin accesarea si utilizarea Aplicatiei, acceptati in mod expres acesti Termeni si Conditii. Daca nu sunteti de acord cu oricare dintre prevederile de mai jos, va rugam sa nu utilizati Aplicatia.

2. Definiții

• Utilizator — orice persoana fizica sau juridica care acceseaza si/sau utilizeaza Aplicatia, indiferent daca detine un cont sau nu.
• Cabinet — Utilizatorul care utilizeaza Aplicatia in scopul gestionarii activitatii unui cabinet de psihologie, psihoterapie sau alt serviciu de sanatate mintala, inclusiv sub forma de PFA, cabinet individual sau alta forma juridica autorizata. Cabinetul actioneaza ca operator de date independent pentru datele clientilor sai finali.
• Client final — persoana fizica (pacient, client, beneficiar) care beneficiaza de serviciile Cabinetului si ale carei date pot fi introduse in Aplicatie de catre Cabinet in exercitarea activitatii profesionale a acestuia.
• Serviciu — totalitatea functionalitatilor oferite de Aplicatie, inclusiv calculele fiscale, gestionarea veniturilor si cheltuielilor, generarea de rapoarte, registrele COPSI, programarile online si alte instrumente de management.
• Cont — spatiul virtual creat prin inregistrare, protejat prin credentiale de autentificare, care permite accesul la functionalitatile Aplicatiei.
• Operator — VISTERIA WEB SRL, societatea care administreaza si opereaza Aplicatia.

3. Descrierea serviciului

eCabinet este o aplicatie web de management destinata cabinetelor de psihologie si psihoterapie din Romania. Aplicatia ofera urmatoarele functionalitati principale:

• Evidenta veniturilor si cheltuielilor
• Calculul estimativ al impozitelor si contributiilor sociale (CAS, CASS, impozit pe venit)
• Generarea de rapoarte fiscale
• Gestionarea informatiilor fiscale ale PFA-ului
• Registre digitale COPSI si gestionarea formelor CPD
• Programari online si managementul clientilor
• Documente cu shortcodes si sabloane personalizabile
• Instrumente de planificare si analiza financiara

4. Eligibilitate și creare cont

4.1. Condiții de eligibilitate

Aplicatia este destinata psihologilor, psihoterapeutilor si altor profesionisti din domeniul sanatatii mintale autorizati conform legislatiei romane, precum si cabinetelor individuale si formelor juridice aferente (PFA, cabinet individual, SRL cu obiect de activitate relevant).

Prin crearea unui cont, Utilizatorul declara pe propria raspundere ca detine autorizatiile si atestarile profesionale necesare desfasurarii activitatilor pentru care utilizeaza Aplicatia. Operatorul nu verifica autorizatiile profesionale ale Utilizatorilor si nu isi asuma raspunderea pentru utilizarea Aplicatiei de catre persoane neautorizate profesional sau pentru consecintele exercitarii neautorizate a profesiei.

4.2. Crearea contului

Pentru a utiliza Aplicatia, Utilizatorul trebuie sa isi creeze un cont furnizand informatii corecte si complete. Utilizatorul este responsabil pentru:

• Furnizarea unor date de inregistrare reale si actuale
• Pastrarea confidentialitatii credentialelor de acces (email si parola)
• Toate activitatile desfasurate prin intermediul contului sau
• Notificarea imediata a Operatorului in cazul accesului neautorizat la cont

Operatorul isi rezerva dreptul de a suspenda sau sterge conturile care incalca acesti termeni sau care sunt inactive pentru o perioada indelungata.

5. Drepturile si obligatiile Utilizatorului

Utilizatorul are dreptul sa:

• Acceseze si utilizeze Aplicatia conform functionalitatilor disponibile
• Solicite informatii despre prelucrarea datelor sale personale
• Solicite stergerea contului si a datelor asociate

Utilizatorul se obliga sa:

• Utilizeze Aplicatia cu buna-credinta si in conformitate cu legislatia in vigoare si normele deontologice profesionale aplicabile
• Nu incerce sa acceseze neautorizat sisteme, date sau conturi ale altor utilizatori
• Nu reproduca, copieze, vanda sau exploateze comercial nicio parte a Aplicatiei
• Nu introduca continut malitios, virusuri sau cod daunator
• Furnizeze date corecte si actualizate in cadrul Aplicatiei
• Respecte obligatiile care ii revin ca operator de date al clientilor sai finali, conform GDPR si legislatiei aplicabile

6. Drepturile si obligatiile Operatorului

Operatorul are dreptul sa:

• Modifice, actualizeze sau intrerupa functionalitatile Aplicatiei in orice moment
• Suspende sau stearga conturile care incalca prezentii termeni
• Efectueze operatiuni de mentenanta care pot afecta temporar disponibilitatea Aplicatiei

Operatorul se obliga sa:

• Asigure functionarea corespunzatoare a Aplicatiei in limita posibilitatilor tehnice
• Protejeze datele personale ale Utilizatorilor conform legislatiei GDPR
• Informeze Utilizatorii despre modificarile semnificative ale termenilor
• Raspunda solicitarilor Utilizatorilor in termen rezonabil
• Mentina izolarea tehnica a datelor intre conturi diferite

7. Natura relației de prelucrare a datelor (GDPR Art. 28)

7.1. Două roluri distincte

In sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), in cadrul utilizarii Aplicatiei exista doua relatii distincte de prelucrare a datelor, care trebuie intelese si acceptate de fiecare Cabinet:

7.2. VISTERIA WEB SRL ca operator de date proprii

VISTERIA WEB SRL prelucreaza datele de identificare si de cont ale Utilizatorilor (titulari de cont) in calitate de operator de date, conform Politicii de Confidentialitate disponibile la aceasta adresa.

7.3. VISTERIA WEB SRL ca persoana imputernicita (Processor)

Datele introduse de Cabinet in Aplicatie cu privire la clientii sai finali (pacienti, beneficiari) sunt prelucrate de VISTERIA WEB SRL exclusiv in calitate de persoana imputernicita (processor), conform art. 28 GDPR, la instructiunile si in interesul Cabinetului.

7.4. Obligatiile Cabinetului ca operator de date

In calitate de operator de date al clientilor sai finali, Cabinetul este singurul responsabil pentru:

• Stabilirea scopurilor si mijloacelor prelucrarii datelor clientilor sai
• Informarea clientilor finali conform art. 13–14 GDPR cu privire la prelucrarea datelor lor
• Obtinerea consimtamantului necesar, in special pentru datele de sanatate si psihologice (categorie speciala conform art. 9 GDPR)
• Respectarea drepturilor persoanelor vizate (acces, rectificare, stergere, portabilitate etc.)
• Determinarea perioadelor de pastrare a datelor clientilor finali
• Conformarea cu toate obligatiile GDPR aplicabile operatorilor de date, inclusiv cele privind transferul international de date

Operatorul nu poate fi tinut raspunzator pentru neindeplinirea de catre Cabinet a obligatiilor sale ca operator de date.

8. Confidențialitatea și izolarea datelor cabinetului

8.1. Izolare tehnica completa

Datele introduse de un Cabinet in Aplicatie sunt strict private si izolate tehnic. Niciun alt utilizator al Aplicatiei nu poate accesa, vizualiza, copia sau prelucra in niciun fel datele unui alt Cabinet. Operatorul implementeaza masuri tehnice si organizatorice care garanteaza izolarea completa a datelor intre conturi distincte.

8.2. Accesul Operatorului la datele cabinetului

VISTERIA WEB SRL poate accesa datele unui Cabinet exclusiv in urmatoarele situatii limitate:

• In scopul furnizarii asistentei tehnice, la solicitarea expresa si documentata a Cabinetului
• Pentru activitati de mentenanta tehnica si backup ale sistemului, fara consultarea continutului datelor
• Cand exista o obligatie legala sau o dispozitie a unei autoritati competente (instanta judecatoreasca, ANSPDCP, DIICOT etc.), caz in care Cabinetul va fi notificat in masura in care legea permite

8.3. Confidentialitate fata de terti

Operatorul nu va transmite, vinde, inchiria sau dezvalui datele unui Cabinet catre terti, cu exceptia:

• Sub-procesatorilor tehnici necesari furnizarii serviciului (listati in Politica de Confidentialitate), care prelucreaza datele exclusiv conform instructiunilor Operatorului
• Cazurilor in care exista o obligatie legala expresa
• Situatiilor in care Cabinetul si-a dat acordul explicit

9. Responsabilitatea comunicărilor și mesajelor prin platformă

9.1. Cabinetul este singurul responsabil pentru comunicarile sale

Orice mesaj, document, notificare, raport, programare sau alta comunicare transmisa prin Aplicatie intre Cabinet si clientii sai finali este responsabilitatea exclusiva a Cabinetului. VISTERIA WEB SRL nu monitorizeaza, nu verifica si nu isi asuma niciun fel de raspundere pentru continutul acestor comunicari.

9.2. Exonerare pentru continut tert

Operatorul nu raspunde pentru:

• Continutul mesajelor trimise sau primite prin platformă de catre Cabinet sau clientii sai finali
• Informatii eronate sau incomplete transmise de Cabinet clientilor sai
• Decizii clinice, terapeutice, diagnostice sau administrative comunicate prin platforma
• Utilizarea inadecvata sau nelegala a functiilor de comunicare ale Aplicatiei
• Prejudicii suferite de clientii finali ca urmare a comunicarilor realizate de Cabinet prin Aplicatie

9.3. Obligatiile Cabinetului privind comunicarile

Cabinetul se obliga sa:

• Utilizeze functiile de comunicare ale Aplicatiei in conformitate cu legislatia aplicabila si normele deontologice profesionale (Codul deontologic al psihologului, normele COPSI etc.)
• Nu transmita prin Aplicatie continut ilegal, defaimator sau care incalca drepturile tertilor
• Respecte confidentialitatea datelor clientilor finali in orice comunicare desfasurata prin Aplicatie
• Informeze clientii finali, dupa caz, ca anumite servicii de comunicare sunt furnizate prin intermediul unui instrument software tert (eCabinet)
• Pastreze, daca este cazul conform legislatiei profesionale, copii ale comunicarilor relevante in propriile arhive

10. Securitate și conformitate (GDPR Art. 32 / NIS2)

10.1. Masuri de securitate implementate

Operatorul implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protectia datelor, conforme cu art. 32 GDPR si cu principiile Directivei NIS2 (2022/2555/UE), inclusiv:

• Criptarea datelor in tranzit (HTTPS/TLS) si a parolelor (hashing cu algoritmi moderni)
• Controlul accesului bazat pe roluri si autentificare securizata
• Izolarea tehnica a datelor intre conturi diferite
• Backup-uri periodice si proceduri de recuperare in caz de dezastru
• Monitorizarea activitatii si detectarea accesului neautorizat
• Actualizari periodice de securitate ale infrastructurii si aplicatiei
• Evaluari periodice ale riscurilor de securitate

10.2. Notificarea incidentelor de securitate

In cazul unui incident de securitate care afecteaza datele cabinetelor (bresa de date, acces neautorizat, distrugere accidentala etc.):

• Operatorul va notifica Cabinetele afectate in termen de maximum 72 de ore de la constatarea incidentului, cu informatii privind natura acestuia, datele afectate si masurile luate sau planificate
• Operatorul va notifica ANSPDCP conform art. 33 GDPR
• In situatiile in care riscul pentru drepturile persoanelor vizate este ridicat, Operatorul va sprijini Cabinetul in indeplinirea obligatiei de notificare a persoanelor vizate conform art. 34 GDPR

10.3. Limitele raspunderii de securitate

Operatorul nu poate garanta securitate informatica absoluta. Nu raspunde pentru incidente de securitate cauzate de:

• Compromiterea credentialelor de acces prin neglijenta Utilizatorului
• Atacuri informatice sofisticate aflate in afara controlului rezonabil al Operatorului (forta majora digitala)
• Vulnerabilitati nedezvăluite ale sistemelor sau librariilor terte folosite
• Actiuni sau omisiuni ale Utilizatorului care au facilitat accesul neautorizat

11. Proprietate intelectuala

Aplicatia eCabinet, inclusiv designul, codul sursa, logo-ul, textele, grafica si orice alt material, sunt proprietatea exclusiva a VISTERIA WEB SRL sau a licentiatorilor sai si sunt protejate de legislatia romana si internationala privind drepturile de autor si proprietatea intelectuala.

Utilizatorul nu dobandeste niciun drept de proprietate intelectuala prin utilizarea Aplicatiei, cu exceptia dreptului limitat de a utiliza Serviciul conform prezentilor termeni.

12. Abonamente si plati

12.1. Planuri de abonament

Aplicatia ofera urmatoarele planuri de abonament:

• Starter (49 RON/luna sau 470 RON/an) — contabilitate completa si management clienti
• Professional (89 RON/luna sau 860 RON/an) — Starter + registre COPSI digitale + programari online
• Cabinet (149 RON/luna sau 1430 RON/an) — Professional + documente cu shortcodes + toate functionalitatile COPSI + suport prioritar

La crearea contului, fiecare utilizator beneficiaza de o perioada de proba gratuita de 30 de zile cu acces la toate functionalitatile. Dupa expirarea perioadei de proba, accesul la functiile de adaugare/editare se restrictioneaza, datele existente ramanand vizibile.

12.2. Modalitati de plata

Platile se pot efectua prin:

• Plata online cu cardul — prin intermediul procesorului de plati NETOPIA Payments (mobilPay), un serviciu securizat de plati online. Datele cardului sunt procesate exclusiv de NETOPIA Payments si nu sunt stocate pe serverele Operatorului.
• Transfer bancar — in contul VISTERIA WEB SRL. Abonamentul se activeaza dupa confirmarea incasarii, in maxim 24 de ore lucratoare.

12.3. Politica de rambursare

Utilizatorul are dreptul de a solicita rambursarea integrala a sumei platite in urmatoarele conditii:

• Cererea de rambursare este transmisa in termen de 14 zile calendaristice de la data platii, conform OUG 34/2014 privind drepturile consumatorilor.
• Rambursarea se efectueaza prin aceeasi metoda de plata utilizata la achizitie, in termen de maxim 14 zile lucratoare de la aprobarea cererii.
• Dupa expirarea termenului de 14 zile, rambursarea poate fi solicitata proportional cu perioada neutilizata din abonament, la latitudinea Operatorului.

Pentru a solicita o rambursare, trimiteti un email la suport@visteria.ro cu subiectul „Cerere rambursare" si indicati motivul solicitarii.

12.4. Reinnoire si anulare abonament

Abonamentele nu se reinnoiesc automat. Utilizatorul va fi notificat inainte de expirarea abonamentului si poate alege sa il reinnoiasca manual. Dupa expirarea abonamentului, accesul la functiile de adaugare/editare se restrictioneaza, datele existente ramanand in siguranta si vizibile.

13. Solutionarea alternativa a litigiilor (SAL)

In conformitate cu OG 38/2015 privind solutionarea alternativa a litigiilor dintre consumatori si comercianti, Utilizatorul poate apela la un organism de solutionare alternativa a litigiilor (SAL) in cazul in care un litigiu nu poate fi solutionat direct cu Operatorul.

Organismul competent este:

14. Solutionarea online a litigiilor (SOL)

In conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 524/2013, Utilizatorul poate depune o plangere online prin intermediul platformei europene de solutionare online a litigiilor (SOL/ODR):

https://ec.europa.eu/consumers/odr

Adresa de email a Operatorului pentru comunicari legate de solutionarea litigiilor: suport@visteria.ro

15. Limitele aplicatiei eCabinet

Utilizatorul trebuie sa inteleaga si sa accepte urmatoarele limite ale Aplicatiei:

• eCabinet nu este un expert contabil. Aplicatia este un instrument digital de management si evidenta, nu un serviciu de contabilitate. eCabinet nu inlocuieste consilierea profesionista a unui contabil autorizat sau consultant fiscal. Pentru decizii fiscale si contabile importante, consultati intotdeauna un specialist.
• eCabinet nu este raspunzator pentru deciziile dumneavoastra. Toate informatiile, calculele si rapoartele generate de Aplicatie au caracter informativ si estimativ. Utilizatorul este singurul responsabil pentru deciziile luate pe baza datelor din Aplicatie.
• eCabinet este conceput pentru cabinete de psihologie si psihoterapie. Aplicatia nu este construita pentru SRL-uri sau alte forme juridice complexe fara legatura cu domeniul. Desi poate functiona partial si in aceste cazuri, Operatorul nu garanteaza compatibilitatea completa cu cerintele specifice ale societatilor comerciale de alt profil.
• eCabinet nu este o aplicatie de teste psihologice. Aplicatia ofera instrumente de management administrativ pentru cabinete (programari, registre, contabilitate), nu instrumente clinice, de evaluare sau testare psihologica.

16. Exonerarea de raspundere

Aplicatia ofera calcule fiscale cu caracter informativ si estimativ. Rezultatele generate de Aplicatie NU constituie consultanta fiscala, contabila sau juridica.

• Operatorul nu garanteaza exactitatea absoluta a calculelor fiscale generate de Aplicatie, intrucat legislatia fiscala se poate modifica.
• Utilizatorul este singurul responsabil pentru declaratiile fiscale depuse la autoritatile competente.
• Se recomanda consultarea unui contabil autorizat sau consultant fiscal pentru decizii financiare importante.
• Operatorul nu raspunde pentru pierderi financiare, penalitati sau sanctiuni rezultate din utilizarea informatiilor furnizate de Aplicatie.
• Operatorul nu raspunde pentru intreruperi ale serviciului cauzate de factori externi, mentenanta planificata sau forta majora.
• Operatorul nu raspunde pentru continutul comunicarilor realizate de Cabinet prin platforma, pentru deciziile clinice sau profesionale ale Cabinetului, sau pentru prejudicii suferite de clientii finali ca urmare a activitatii Cabinetului.

17. Modificarea termenilor

Operatorul isi rezerva dreptul de a modifica prezentii Termeni si Conditii in orice moment. Modificarile vor fi publicate pe aceasta pagina cu actualizarea versiunii si a datei de intrare in vigoare.

Utilizatorii vor fi notificati prin email sau prin intermediul Aplicatiei despre modificarile semnificative cu cel putin 15 zile inainte de intrarea in vigoare. Continuarea utilizarii Aplicatiei dupa data intrarii in vigoare a noilor termeni constituie acceptarea acestora.

18. Legea aplicabila si jurisdictia

Prezentii Termeni si Conditii sunt guvernati de legislatia romana, inclusiv GDPR (Regulamentul UE 2016/679) si normele nationale de implementare. Orice litigiu aparut in legatura cu utilizarea Aplicatiei va fi solutionat pe cale amiabila, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil, litigiul va fi supus spre solutionare instantelor judecatoresti competente din Romania.

19. Contact

Pentru orice intrebari sau nelamuriri legate de acesti Termeni si Conditii, ne puteti contacta la: